Quản lý vật liệu là một khâu quan trọng trong dự án xây dựng (Nguồn: Internet).

Thông thường, phạm vi của một dự án thay đổi sẽ dẫn đến quá trình đấu thầu bị ảnh hưởng. Một ví dụ điển hình là nếu chủ sở hữu dự án quyết định thay đổi vật liệu có chất lượng cao hơn mà không làm ảnh hưởng đến ngân sách chung của dự án. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc hạ giá thầu của một hay một vài nhà thầu cuối cùng được đưa vào dự án. Tình trạng này có thể tránh được bằng cách đưa tất cả các nhà thầu tham gia vào dự án ngay từ đầu. Các nhà thầu đều có thể cung cấp thông tin về chi phí và thời gian thực tế cho chủ dự án, điều này sẽ giúp chủ dự án thực hiện các thay đổi về vật liệu một cách hợp lý nhất.

Quá trình mua vật liệu nếu không được quản lý tốt cũng sẽ dễ gặp phải nhiều vấn đề. Quá trình này thường liên quan đến việc đàm phán với các nhà sản xuất, nhà cung ứng về giá cả và số lượng, đôi khi có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian. Người phụ trách mua vật liệu cần lập một thời gian biểu khi vật liệu đến và đảm bảo có đầy đủ vật liệu khi cần.

Các vật liệu phụ như dây cáp, ống dẫn… thường được mua thông qua các nhà phân phối bằng hình thức mua theo lô hoặc dựa trên quy trình đấu thầu. Các vật liệu phụ có quy trình mua ngắn hơn so với các vật liệu chính bởi cần thời gian để nhà sản xuất chế tạo cho phù hợp với nhu cầu của dự án.

Việc chờ đợi quá lâu trong quá trình đặt hàng sẽ dẫn đến sự chậm trễ lớn đối với tiến trình xây dựng. Nhà sản xuất có thể thiếu nguồn cung hoặc cần một khoảng thời gian dài hơn để hoàn thành việc chế tạo vật liệu. Một giải pháp được đưa ra là xác định những vật liệu nào cần trước sau đó lên lịch trình đặt hàng và mua.

Một vấn đề khác có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án đó là việc thừa hoặc thiếu vật liệu. Để tránh dư thừa vật liệu, nhiều nhà thầu sẽ chỉ đặt hàng 80% số lượng đã ước tính, sau đó đặt hàng phần còn lại khi gần hoàn thành hoặc có những thay đổi.

Việc quản lý lưu trữ vật liệu và quản lý hàng tồn kho cũng dễ gặp những vấn đề như sai lệch do có quá nhiều người tham gia vào quá trình. Vật liệu có thể bị đặt sai chỗ khiến việc sắp xếp và quản lý gặp khó khăn. Một giải pháp được đưa ra đó là sử dụng hệ thống theo dõi điện tử, quét mã vạch. Các hệ thống tự động với mã vạch giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được số lượng, vị trí, thời gian của từng loại vật liệu.