Các đại biểu thao tác và nắm bắt nội dung cuộc họp trên hệ thống
Dù điều kiện kinh tế - xã hội còn nhiều khó khăn, nhưng huyện Tịnh Biên luôn hướng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào nền hành chính công. Huyện biên giới này là đơn vị đầu tiên trong tỉnh ứng dụng thành công mô hình VPNT - eCabinet để tổ chức cuộc họp sơ kết tình hình kinh tế - xã hội 9 tháng của năm 2019, triển khai kế hoạch 3 tháng cuối năm 2019. Qua triển khai mô hình phòng họp không giấy đã nhận được sự ủng hộ của cán bộ các phòng, ban, ngành huyện Tịnh Biên và lãnh đạo các địa phương, bởi sự tiện lợi cũng như tính hiện đại trong quá trình tương tác của các thành viên trong cuộc họp.
Chủ tịch UBND huyện Tịnh Biên Nguyễn Thành Huân cho biết: “Nhằm bắt kịp xu thế phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng hiệu quả vào nền hành chính công, chúng tôi đã liên hệ để VNPT An Giang hỗ trợ triển khai mô hình này. Mục tiêu đầu tiên là các cuộc họp phải “không giấy” thực sự. Hai là, phải rút ngắn thời gian họp nhưng chất lượng phải được nâng lên. Thay vì các đại biểu phải “lật lật, giở giở” các xấp tài liệu thì chỉ cần lướt trên máy tính xách tay (laptop) hoặc máy tính bảng (notebook) của mình là có thể nắm được các nội dung cần thiết trong văn bản đã có trên hệ thống. Trước khi chính thức triển khai, UBND huyện đã tổ chức tập huấn cho các cán bộ phòng, ban và xã, thị trấn để có thể tiếp cận nhanh chóng và ứng dụng thành thạo các thao tác trên hệ thống”.
Về hoạt động của hệ thống VNPT - eCabinet, các tài liệu liên quan cuộc họp sẽ được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi chủ tọa phê duyệt, sau đó cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự nghiên cứu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Trong phiên họp, chủ tọa và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung dựa trên văn bản có sẵn trên hệ thống. Kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp sẽ cập nhật kết luận của chủ tọa. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản giấy nào. Đồng thời, nguồn tài liệu mở luôn sẵn sàng để thành viên cuộc họp tra cứu trên hệ thống.
Phó Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện Tịnh Biên Trần Thanh Hùng thông tin: “Ngoài yếu tố rút ngắn thời gian, VNPT - eCabnet còn giúp chuẩn hóa các quy trình xử lý công việc nên có thể xác định được vai trò, vị trí của từng cán bộ trên hệ thống này. Nhờ đó, UBND huyện có thể kiểm soát từng nội dung, hạn chế tối đa tình trạng trễ hạn trong quá trình thực hiện công việc. Trên cơ sở đó, có thể đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính của địa phương”.
Mô hình phòng họp “không giấy” được ứng dụng rộng rãi giúp cán bộ lãnh đạo các phòng, ban và xã, thị trấn có thể tiếp cận nội dung cuộc họp thông qua hệ thống, không phải chờ chuyên viên nhắc nhở hay cung cấp tài liệu, văn bản bằng giấy. Mặt khác, họ cũng có thể tìm kiếm các nội dung công việc cần thiết trên hệ thống khi máy tính xách tay, máy tính bảng có kết nối internet chứ không phải mất công tìm kiếm các xấp tài liệu giấy trên bàn làm việc như trước nữa.
“Trước mắt, chúng tôi sẽ tiếp tục triển khai mô hình đi vào nền nếp, giúp cán bộ phòng, ban, ngành huyện cũng như lãnh đạo xã, thị trấn ứng dụng thành thạo. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mở rộng ra những cuộc họp của Huyện ủy và HĐND để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí các cuộc họp nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Thành công bước đầu của mô hình phòng họp “không giấy” sẽ là động lực để Tịnh Biên xây dựng chính quyền điện tử trong thời gian tới!” - Chủ tịch UBND huyện Tịnh Biên Nguyễn Thành Huân tin tưởng.
